5 خطوات لإقامة وتنظيم فعاليات هجينة بشكل ناجح

“مستقبل صناعة وتنظيم الفعاليات يتطور باستمرار ويتجه ناحية التكنولوجيا وتصميم التجربة وحسن استخدام الموارد بمرونة لتحقيق أكبر فائدة للزوار”

بعد إدراكك لمعنى الفعاليات الهجينة ومميزاتها إليك بعض النصائح والخطوات التي قد تساعدك في تنفيذ وتنظيم الفعالية بشكل ناجح.

الخطوات 

  • دراسة الفئات المستهدفة لحضور الفعالية
  • تحديد الأهداف وطرق قياس هذا المزيج KPIs
  • الميزانية المطلوبة في تنفيذ الفعالية
  • مراعاة فروق التوقيت أثناء عرض الفعالية
  •  تحقيق التوازن بين الحضور

هذه الخطوات مهم أن تأخذها في الاعتبار وأنت تخطط لتنفيذ فعالية، لكن لا تنسى باقي الخطط اللوجستية والترويجية للفعالية

خطوات تنفيذ وتنظيم الفعاليات الهجينة

1 دراسة الفئات المستهدفة لحضور الفعالية

خطوات تنفذها شركات تنظيم الفعاليات في تنظيم الفعاليات الهجينة

من مميزات الفعاليات الهجينة التنوع في كل شيئ الجمهور والفقرات، لذلك عليك دراسة كل الفئات المستهدفة بعناية (الجمهور الذي سيحضر الفعالية الافتراضية أو الذي سيحضرها بشكل تفاعلي وواقعي)  ثم وضع كل اهتماماتهم بشكل أساسي أثناء التخطيط لإنشاء الفعالية.

كلما شعر كل فرد من الحضور بأنه المستهدف من هذا الحدث كلما اندمج مع الفقرات بشكل أقوى بما يساعدك على تحقيق الأهداف المطلوبة كلها سواء كانت توعوية أو تجارية أو غيرها.

 تحديد الأهداف وطرق قياس نجاح الفعالية KPIs

خمس خطوات تساعدك على تنظيم الفعاليات ببطريقة صحيحة

قياس نجاح أي فعالية أهم بكثير من فكرة نجاح الفعالية نفسها، وذلك لأن الاستمرار في النجاح لن يأتي إلا بمعرفة أهم نقاط القوة التي حدثت في الفعالية وتجنب الأضرار والسلبيات التي وقعت لأياً كانت الأسباب.

اسأل نفسك “لماذا” قبل كل مرحلة، فهذا السؤال سيأخذك لعمق كل الزوايا المطلوبة ومن هذه النقطة ضع كيفية قياس نجاح هذه الخطوة أو المرحلة.

لكن تذكر لن يتغير الواقع بعد كتابتك لهذه المقاييس والمعايير إن لم تخرج منها بعد إنتهاء الفعالية بقائمة تنفيذ جيدة للفعالية القادمة، وهذا ما يعرف في علم إدارة المشروعات باسم قائمة الدروس المستفادة- Lessons learned.

3- تحديد الميزانية المطلوبة في تنفيذ وتنظيم الفعالية

أهمية تحديد الميزانية المطلوبة في تنظيم الفعاليات في الرياض وجدة

لا تتشابه خطة وضع الميزانية للفعالية الافتراضية والواقعية مع تنظيم الفعالية الهجينة، فهذا المزيج يتطلب تقنيات وأدوات تستخدم في الفعاليات الافتراضية وفقرات ومحتوى موجود في الفعاليات الواقعية، لذلك فميزانية هذا النوع لابد أن توضع بعناية بما يناسب هذه التجربة الخاصة المصممة للزائر.

ربما تزيد ميزانية تنظيم الفعاليات الهجينة عن نوعي الفعاليات الأخرى لكن نتيجة خبرة شركات تنظيم الفعاليات تظهر في هذه النقطة عندما تستثمر الميزانية الموضوعة بأحسن طريقة ممكنة.

4-مراعاة فروق التوقيت بالنسبة للفئات المستهدفة 

مراعاة فرق التوقيت في تنظيم الفعاليات الهجينة ورأي شركات تنظيم الفعاليات في الرياض

إذا قررت تنظيم فعالية هجينة في المملكة العربية السعودية مثلا في الرياض  الساعة الخامسة مساءً، هل يمكنك مشاركة فقرة مباشرة من الفعالية مع جمهور من كاليفورنيا يحضر هذه الفقرة الافتراضية؟ أم أن هذا التوقيت سيكون عندهم  الثالثة فجراً؟

لابد أن تأخذ هذه النقطة في الاعتبار وتأخذ بعدها قراراً مختلفًا إما ببث هذه الفقرة المباشرة على سبيل المثال الساعة 12 ظهراً في الرياض فلا مشكلة أن يسمعها ذاك الزائر من كاليفورنيا الساعه 10 مساءاً. أو اختيار جمهور من دولة أو موقع جغرافي لا يتأثر كثيرا بفرق التوقيت.

وغيرها من القرارات التي قد تنفذها بعد  أخذ هذه النقطة في الاعتبار

5- تحقيق التوازن بين الحضور

تحقيق التوازن بين حضور تنظيم فعاليات في الرياض وجدة

انتبه من جعل الجمهور الذي يحضر الفعالية بشكل افتراضي أن يشعر بأنه جمهور من الدرجة الثانية، لن أقُل لك اجعله في المقدمة ولكن عليك فعلاً أثناء تخطيطك للفعالية الاهتمام به بشكل كبير، لأن إبقاء شخص أمام شاشة كمبيوتر منتبها لفترة طويلة هو الأصعب على الإطلاق، وسنسرد في الفقرة التالية اقتراحات ستفيدك في جذب انتباه الجمهور الافتراضي ستفيدك على المستوى التطبيقي والعملي

اجعل هناك توازن في تصميمك لهذه التجربة وتنفيذك لفعالية هجينة بشكل يحقق هدفها الواضح من البداية وهو إرضاء كل الأطراف

5 اقتراحات لجذب انتباه الجمهور الافتراضي لأطول فترة ممكنة

اقتراحات تستخدمها شركات تنظيم فعليات في الرياض وجدة لجذب انباه الجمهور
  • تقديم محتوى تفاعلي.
  • عمل استطلاعات رأي حية.
  • طرح أسئلة والسماح بالإجابات بشكل مباشر.
  • تصميم ألعاب مباشرة باشتراك فرق مصغرة من أكثر من مكان.
  • الرد على استفساراتهم بشكل سريع.

 5 نصائح من خبراء شركة هايتس عند تنظيم فعاليات هجينة ناجحة.

“خبرة تجاوزت العشرين عاماً في صناعة و تنظيم الفعاليات بكل أنواعها”

1- تأكد من أن الناتج النهائي هو حدث أو فعالية واحدة بطريقتي عرض ملائمين وليس حدثين منفصلين لأن هذا قد يتسبب في فصل وتشتيت الزوار.

2- تأكد من تصميمك لعمل متوازن يلائم الحضور الواقعي والافتراضي.

3- جرب تشغيل كل التقنيات أكثر من مرة قبل إطلاق  الفعالية.

4- راجع الخطة الزمنية القابلة للتنفيذ قبل الإعلان عن موعد الفعالية.

5- لا تنسى جمع التعليقات وآراء الجمهور حول الفعالية حتى تستفيد بتوجيهاتهم للمرات القادمة.